A
garantia de sucesso ao realizar um bom controle de fluxo de caixa, é fazer uma
gestão com análise dos dados.
Não adianta
nada você colocar um empregado seu para lançar tudo que acontece de financeiro
na sua empresa se você não for para frente do computador e analisar os dados.
Uma boa ferramenta (Planilha) de gestão que seja fácil de usar e também fácil
de ler os dados pode ajudar nisso.
Todavia, não
basta que esta planilha seja fácil de ser alimentada, ela deve ser fácil de ser
interpretada, entregar as informações que você precisa de uma forma clara e sem
enrolações.
Faça uma
gestão baseada nos indicadores e dados que você conseguir coletar do seu fluxo
de caixa e garanta que você não vai ficar sem dinheiro ou até mesmo ir à
falência. Organize as suas compras e vendas, pagamentos e recebimentos, tudo
para evitar o desgaste financeiro do seu negócio e o seu também.
TENHA UM PLANO DE CONTAS SIMPLIFICADO
O plano de
contas é uma lista de categorias de receitas e despesas do seu negócio. Ao
planejar quais serão as categorias que você vai definir para o seu fluxo de
caixa, tome muito cuidado, pois se você detalhar demais, você vai perder muito
tempo para realizar os lançamentos financeiros na sua planilha ou software de
fluxo de caixa. Além disso, análise do seu fluxo de caixa também será muito
complexa e demorada!
Faça esta
definição de categorias de forma fácil. Você também irá ajudar o seu contador
simplificando a vida dele! Já pensou ter que analisar 500 categorias de receita
e despesa? Não é muito mais fácil analisar 20, 30 ou 50? Claro que é, além de
ser mais fácil, o maior agrupamento de categorias vai te facilitar a tomada de
decisões, pois você verá onde estão os seus grandes centros de custos ou seus
maiores meios de recebimento.
Como organizar suas categorias de Recebimentos (receitas,
entradas, contas a receber):
Você poderá
dividir em categorias por forma de pagamento, como dinheiro, cheque, cartão,
transferência, boletos etc… ou até mesmo pela área de atuação do seu negócio,
ou se você vende serviços e produtos, poderá dividir venda em serviços, venda
em produtos, ou venda mista. Assim, poderá ver o que mais rende em entradas de
dinheiro dentro do período no seu negócio.
Pensando nas suas categorias de Pagamentos (despesas, saídas,
contas a pagar)
Você poderá
dividir o seu fluxo de caixa com categorias de despesas iguais às da receita,
caso você faça por formas de recebimento/pagamento. Porém, acredito que seja
mais inteligente dividir por categoria de custo, como por exemplo, água,
aluguel, telefone, luz, matéria prima, compra de mercadorias, pagamento de
salários, etc…
O interessante
também para você pode ser organizar seus pagamentos juntamente com seus
fornecedores, definindo sempre datas para realizar o pagamento dos
fornecedores, assim você consegue organizar seu fluxo de caixa mais facilmente
e sabe quando precisará ter dinheiro em caixa, pois, terá muitas saídas. Além
disso, é importante definir o que é custo variável e fixo nas suas categorias
de despesa. Nós já falamos sobre o assunto no nosso artigo sobre a planilha de
custos:
SEGUNDO O SITE PORTAL DA CONTABILIDADE, CUSTOS FIXOS OU
VARIÁVEIS PODEM SER DIFERENCIADOS DA SEGUINTE MANEIRA:
1 - Despesas e Custos Fixos
Despesas ou
Custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento
ou diminuição da produção. Independem portanto, do nível de atividade,
conhecidos também como custo de estrutura.
Exemplos:
· Limpeza
e Conservação
· Aluguéis
de Equipamentos e Instalações
· Salários
da Administração
· Segurança
e Vigilância
· Possíveis
variações na produção não vão afetar os gastos acima, que já estão com seus
valores fixados. Por isso chamamos de custos fixos.
2 - Despesas e Custos Variáveis
Classificamos
como custos ou despesas variáveis aqueles que variam proporcionalmente de
acordo com o nível de produção ou atividades. Seus valores dependem diretamente
do volume produzido ou volume de vendas efetivado num determinado período.
Exemplos:
· Matérias-Primas
· Comissões
de Vendas
· Insumos
produtivos (Água, Energia)
ANÁLISE DO FLUXO DE CAIXA (RECEBIMENTOS E PAGAMENTOS):
Como já explicamos
anteriormente, o fluxo de caixa será o resultado da alimentação das suas contas
pagas, a pagar, recebidas e a receber, ele poderá ser feito em uma planilha ou
um software de gestão online.
Um bom fluxo
de caixa vai te dar uma visão clara do seu negócio financeiramente e se você
terá problemas futuros com falta de dinheiro etc… Você poderá antecipar
necessidades, possibilidades de financiamento etc. Por isso, é muito importante
fazer uma boa gestão de fluxo de caixa.
O QUE ANALISAR NO SEU FLUXO DE CAIXA:
1 - Receitas e Despesas
Verifique
quanto você tem de receita e despesa mês a mês e se tem lucro ou prejuízo
nesses períodos. É muito importante ter estes dados para impedir que você vá a
falência e te ajudar a crescer o seu negócio. Pois quanto mais dinheiro em
caixa, mais possibilidades de fazer financiamentos ou de negociar boas compras
em maior quantidade por menor preço com fornecedores.
Você pode
identificar também alguns padrões, se tem alguns meses que são padronizados ano
a ano, por exemplo, todo dezembro você tem pico de receita pelas vendas do
natal, ou perto do dia das crianças etc.
Havendo um
histórico maior, você poderá comparar todos os meses ano a ano, para ver se
existe alguma sazonalidade no seu negócio.
Você poderá comparar, por exemplo, se todo início de mês você tem algum
padrão específico, como grandes despesas com pagamento de funcionários etc.
Tendo este dado na mão, não é aconselhável que você programe mais pagamentos
ainda para o início do mês, não é mesmo? Já pensou ter que pagar toda sua folha
de pagamento e ainda seus fornecedores em um mesmo dia? Além de ser muito
trabalho administrativo, você terá um rombo no seu fluxo de caixa!
2 - Saldo Mensal e Acumulado
Acompanhe
também se o seu saldo mensal vai ser lucro ou prejuízo. Esteja sempre
verificando se o seu saldo acumulado permite que você junte algum dinheiro.
É importante
que você possa acumular algum dinheiro para estar sempre preparado para
períodos difíceis, como variações de mercado, uma crise, ou meses que são
tradicionalmente fracos de movimento em vendas e recebimentos para o mercado em
que você está inserido.
3 - Lucratividade do negócio
Fique de olho
no lucro gerado pelo seu negócio. Se você procurar pela internet vai ver que o
aconselhável, de uma forma bem genérica e nada específica para o seu tipo de
negócio é que a lucratividade seja sempre maior que 10%,.
Porém, isso
varia muito de empresa para empresa. Alguns negócios com margens menores ganham
dinheiro e geram fluxo de caixa positivo pelas vendas de volume, vendas em
larga escala.
4 - Gráficos e Indicadores
Analisar
gráficos de fluxo de caixa é algo de suma importância. Eles permitem que você enxergue
tendências de crescimento ou queda no seu negócio em receitas ou despesas, além
disso, é possível entender a distribuição das receitas e despesas nas
categorias criadas.
Por exemplo,
você poderá saber quantos % das suas despesas ou receitas estão em cada
categoria. Digamos que você queira reduzir custos, não faz sentido algum
trabalhar em cima de despesas que representam apenas 0,5% dos seus custos, pois
mesmo que você diminua em 90% elas, o resultado no final do mês será ínfimo e
não vai te ajudar em nada. Além disso, você terá gasto um tempo desnecessário
em cima de algo nada produtivo e que não vai te render mais receitas.
Cuidar da
gestão de contas de sua empresa é um passo essencial se você deseja prosperar
em seu negócio. Somente por meio da análise do fluxo de caixa é que você
consegue ter, dia após dia, um diagnóstico real de como estão os seus negócios
e pode tomar decisões relacionadas a investimentos, contratação de mais pessoas
ou, se for o caso, realizar cortes nas despesas e substituir fornecedores.
Sabemos que
manter tudo isso em dia não é uma tarefa simples, mas em algum momento você vai
ter que começar a se preocupar com isso. Em um cenário ideal, sua companhia tem
um profissional dedicado para cuidar dessa parte, mas se você atua em uma
pequena empresa talvez seja você mesmo o responsável por assumir essa função.
Gostou do
post?
Continue
acompanhando nosso Blogue que estaremos discutindo e expondo mais sobre o
assunto!
AUTOR: WILSON PEREIRA DOS SANTOS - UNEB - GUANAMBI
Em 05/02/2021
